請求管理は企業にとって重要な業務です。請求管理業務は単純ですが工数が多く、労力が限られる中小企業にとっては工数圧迫につながる業務です。以下では、そもそも請求管理とはどのような業務なのか、解決策として挙げられる請求管理代行のおススメポイントをご説明します。
「請求管理代行」とは、「お客様に代わって、請求書を取引先に発行する(=請求管理)」のことをいいます。
では、「請求管理」そのものについてご説明します。
請求管理とは「取引が発生してから代金を回収するまでの一連の流れを管理すること」をいいます。一般的に、企業間の取引・決済においては、注文を受けると先にサービスや商品を提供し、代金は後払いになります。代金の請求は、契約締結時に決定した一定期間内で発生した取引についてまとめて行います。
請求管理は大きく分けて5つの工程に分かれます。
(1)請求の締め
(2)請求書の発行
(3)請求書の送付
(4)入金確認
(5)入金リストの消込
取引先ごとの請求内容を確定させることです。取引先ごとの請求内容を確定させることが目的のため、毎月固定の日に行うことが一般的です。
また、サービスや商品によっては「完了」の定義が曖昧になる場合があります。取引先と「完了」の基準を共有・明確化し、食い違いが起きないようにする必要があります。
請求の締めを行った後、取引の内容を記載し、内容に誤りがないかを確認するために請求書を作成・発行します。
請求書を作成・発行する時のポイントは以下があげられます。
作成・送付後に問い合わせがあったとき、対応や管理が容易になります。
取引先によって、商品・サービスや締め日が異なります。また、担当者・商品ごとに請求書を求められることがあります。取引先からの様々な要望に素早く応えるためにも請求書の仕様を統一しておきましょう。
また、記載内容に誤りがあった場合に請求書の再発行を行う場合があります。再発行がされた際には、同じ内容が複数枚存在していることを明示する必要があります。
発行した請求書は、責任者の確認後、取引先に送付します。送付方法は主にデータ送付、郵送の二つの選択肢があります。郵送の際には郵送方法に注意しましょう。請求書は重要書類です。一般書留・簡易書留・レターパックプラス等対面配達や追跡・補償があるサービスで送ることをおすすめします。また、データで送付する際には、事前に取引先に送付先のメールアドレスを確認しておく、原本の郵送が必要かどうかなどの確認が必要です。
作成・送付した請求書に記載した銀行口座を確認し、実際に入金されているかを確認します。取引先名や金額が異なる際には取引先への確認が必要です。
また、支払期日当日に支払いを行う取引先が殆どですが、支払期日よりも早く支払いをする取引先もあります。そのため、こまめに入金を管理する必要があります。
取引先から入金を確認した後、情報を消し込みます。消し込みとは、入金予定期日と入金されるべき金額とを、実際の入金と見比べ、入金が確認できたものにチェックを行っていく作業のことです。支払期日までに入金が確認できていない取引先には確認を行う必要があります。事前に取引先ごとに支払期日と金額が記載しているリストを整理・作成しておくと効率良く作業をすることができます。
ここまで請求管理の流れをご説明しました。
繰り返しとなりますが大事なポイントを2点あげます。
①仕様・工程を統一しよう
②取引先ごとの金額、支払期日は日頃から整理しておこう
請求管理を行う際にはこの2点を特に注意し、業務に取り組みましょう。
では次に、請求管理代行をおすすめしたいお悩みについて解説していきます。
特に中小企業で多く見られるケースです。
営業担当者が自分が営業して獲得した案件、担当している案件について、営業担当自らが請求管理を代行している状況が当てはまります。営業担当が請求業務まで行っている場合、営業担当者が外回り後や月末にまとめてパソコン等で作業しているケースが多くあります。この状況は、営業担当が本来担うべき業務を圧迫し、売上の増加の弊害となってしまいます。
営業担当者の業務を圧迫している業務を「代行」という形で外注すると、営業担当は本来の業務に集中することができます。売上アップという本来の業務に全力を注ぐことができるのです。
「経理が請求管理業務を担っている」
これは至極当然に感じるかもしれません。しかし、経理担当は入金管理、会計ソフト等への入力、決済データ等々、その他業務に追われています。しかも、今あげた内容は月末に集中することがほとんどです。残念ながら、月末になると経理担当者が夜遅くまで残業しているという状況は多くの企業で見受けられます。特に労力が限られる中小企業では、経理に大きな負担がかかってしまっていることが多くあります。経理は軽視されがちですが、企業において必要不可欠な存在です。オーバーワークで経理が退職・離職するリスクは企業にとって大きなものです。
経理担当者の業務を圧迫している業務を「代行」という形で外注すると、経理の負担は大きく減らすことができます。
企業にとって大きなリスクである経理の退職・離職を、オーバーワークからの視点で防ぐことができるのです。
ではまとめとして、請求管理代行を導入すると実現できることをご説明します。
営業担当者を本業に集中させることができる、経理担当者の業務工数を削減できるなど、会社全体の負担軽減に繋がります。
また、請求管理は単純業務であるものの自動化が困難であり、また同時に多くの工数がかかる作業です。代行という選択肢を執ると、それぞれの業務に集中することができ、限られた労力を最大限活用することができます。
前述の通り、請求管理は多くの工数がかかります。多くの工数がかかるということは、同時にミスが起きる可能性が大きくなるということです。ミスが起き、確認が多くなると日々の管理の手間が増える一方です。プロに任せればミスが起きる可能性が減るだけでなく、日々の手間を大きく削減することができます。
このように、面倒な請求管理を代行させることによって、大きな成果を実現できるのです。
ここまで請求管理代行の概要やおススメする人、実現できることについてご説明しました。
当社の請求管理代行の基本料金は以下のようになります。
| 基本料金 | ||
|---|---|---|
| 請求書発行代行 |
1件1,100円/月 | |
| 記帳代行 | 売掛金の発生及び入金に関する仕訳数×55円/月 | |
| 売掛金管理代行 | ～30件まで | 3,300円/月 |
| 30件以降 | ＋1件110円/月 | |
※1.請求書の発行は基本的に月１回となりますが、飲食業等、月に複数回にわたって請求書を発行されるお客様の場合は別途対応します
※2.当社にて請求書を発行代行する際に封筒代や切手代等が発生した場合は、一旦、当社が立て替えますので翌月に精算をお願いします
※金額は税込です
＞＞詳細な説明はこちらのページをご覧ください
当社では、こうした「請求管理のお悩み」の解決をサポートします。
貴社の環境に応じて、適切なサポート内容をご提案します。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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