年末調整業務に苦労されている方には、年末調整代行サービスの利用を検討されている方も多いかと思います。以下では、年末調整代行サービスのメリットとデメリットをご説明します。
「年末調整代行」とは、「お客様に代わって、毎月の給与から天引きしてきた1年分の所得税と支払うべき所得税を照合し、その差額をまとめて精算する業務」のことをいいます。
(年末調整代行そのものについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。)
企業で、年末調整を担っているのは、①経営者自ら ②総務・経理担当者 がほとんどです。しかし、特に自ら年末調整を行っていらっしゃる経営者の皆様はお分かりかと思いますが、年末調整業務には、「従業員による申告～提出書類の作成」の流れの中で多くの作業が発生しています。経営者や総務・経理担当者は他に多くの業務に追われており、負担は大きなものになっています。また、年末調整業務には専門知識が必要不可欠です。年末調整についての専門家ではないことが多い経営者・総務・経理担当者が年末調整業務を行うと、ミスが発生する可能性が高くなってしまいます。年末調整代行サービスを利用すれば、今まで業務を担ってきた経営者、従業員の負担を減らすことができるだけでなく、ミスを減らすこともできます。
では、具体的に代行サービスにはどのようなメリット・デメリットがあるのか、以下でご説明します。
年末調整代行サービスを利用するメリットは主に以下となります。
詳しくご説明していきます。
本業がある中、年末調整業務も行うことになることで、総務や経理担当者に業務が集中し、大きな負担となります。また、業務量が一気に増えることで、重大なミスに繋がる可能性も高まってしまいます。
年末調整代行を利用することで、これらの負担を大幅に軽減し、本来すべき本業に専念することが可能になります。
自社で年末調整を行っている場合、法改正など最新情報のキャッチアップを漏らしてしまい、正確な対応ができない可能性があります。
一方、年末調整代行を利用することで、請け負う税理士や会社はその業務専門のプロが行うため、最新の法令順守を徹底し、正確な計算を行ってくれます。煩雑な業務の手間が省けるだけではなく、「正確」に年末調整業務を完了することが可能になります。
年末調整は申請書の配布・回収から各データ作成など多くの作業がタイトなスケジュールの中で必要になります。これらの対応を給与計算をはじめとした通常業務と並行して行うため、業務が煩雑になり且つ膨大な時間をかけて行わなければならないため、やむを得ず残業をすることや、年末調整業務を行う追加人員を起用しなければならないといったオペレーションが必要となり、人件費をはじめとするコストの増加に繋がる可能性があります。
年末調整代行を利用することで、もちろん一定の費用はかかるものの、雇用している従業員の人件費に比べると比較的安く業務を依頼することが可能になります。
年末調整代行にもデメリットが存在します。主なデメリットは以下となります。
詳しくご説明していきます。
年末調整業務を外注することは、会社の業務量を減らすことができ、リスクを事前に回避できるため、大きなメリットです。しかしその一方で、自社の従業員に業務のノウハウが蓄積されないという欠点があります。代行を依頼する以前が年末調整業務を担っていた従業員が退職した場合には、自社のノウハウが引き継がれなくなってしまう可能性もあります。
もし、年末調整代行を利用するが年末調整業務に関わるノウハウを社内に蓄積したい場合には、年末調整代行のみ依頼するなど、外注する範囲を限定するのも一つの手です。また、年末調整業務に取り組む担当者を複数人にし、退職者が出てもノウハウを引き継ぐことができる体制を整備しておくことも重要です。
年末調整代行を依頼する場合、業務の特性上、企業の機密情報・個人情報の保護やプライバシーポリシー、セキュリティなどをしっかりと担保した状態で取り組む必要があります。ですので、年末調整業務の外注をする際は、しっかりと信頼できる業者や専門家に依頼しなければ情報漏洩のリスクも高まります。
依頼先を決めるときは、事前に「個人情報保護」「守秘義務」についての規定がしっかりあるかどうかを確認したうえで、安心して任せることができる税理士をはじめとした専門家に頼むことをおすすめします。
ここまで、年末調整代行サービスのメリット・デメリットについてご説明してきました。
では、実際にサービスを選ぶ際には何に注意すればいいのでしょうか？以下でご説明いたします。
「諸々の追加契約を結んだ結果、高くついた。。」「一番安いサービスをぱっと選んだ結果、求めていたサービスが受けられなかった。。」これでは本末転倒です。Webサイト上では、最低価格やサービス内容の概要のみ提示されている場合がほとんどです。基本料金や追加料金を請求され、結局高くついてしまうケースがあります。契約前、契約時に料金とサービス内容をしっかりと確認しましょう。
最後の契約面で気を付ける必要があるのが「守秘義務」です。年末調整業務では、業務の特性上、企業の機密情報や個人情報を知る必要があります。守秘義務に関しては、税理士業には法律の定めがありますが民間業者には法律の定めがありません。後々トラブルとならないためにも契約段階で機密情報や個人情報などの守秘義務について触れているか確認しましょう。
年末調整代行サービスは、正しく選べばコストカットなどの大きなメリット得ることができるサービスです。自社の状況を把握したうえで、必要なサービス内容を満たす代行サービスを選びましょう。
当社では、こうした「年末調整のお悩み」の解決をサポートします。
貴社の環境に応じて、適切なサポート内容をご提案します。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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